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segunda-feira, 27 de outubro de 2014

Entendendo a Conformidade dos Registros de Gestão

   Infelizmente hoje em dia, os órgãos públicos não tem dado muita importância para a função da Conformidade dos Registros de Gestão tanto no reconhecimento do trabalho como no apoio na obtenção de cursos preparatórios para o conformador exercer o seu serviço de forma consciente e preparada. Diante deste cenário, resolvi tentar ajudar os conformadores de gestão informando o que é a Conformidade dos Registros de Gestão, seu procedimento, o prazo para sua execução e como deve ser o ambiente de trabalho e suas instalações do Setor de Conformidade dos Registros de Gestão.

O que é a Conformidade dos Registros de Gestão?

   A Conformidade de Registro de Gestão consiste na certificação dos registros dos atos e fatos da execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira
do Governo Federal – SIAFI e da existência de documentos hábeis que comprovem as operações (Instrução Normativa nº 6 de 31/07/2007, art. 6º), fiscalizando todos os registros e orientando as demais áreas como devem ser redigidas as observações dentro do SIAFI, ou seja, funcionando como uma “mini” auditoria, abrangendo as conformidades de diárias e documentais (IN 06, 31/07/2007, art. 7º), desta forma, o papel da conformidade é de extrema importância para a empresa, devido à responsabilidade de resguardar, identificar e alertar as possíveis improbidades ou irregularidades decorrentes dos processos
administrativos em geral para evitar uma exposição desnecessária perante aos órgãos fiscalizatórios como, por exemplo: Tribunal de Contas da União – TCU, Tribunal de Contas Estadual e do Distrito Federal, bem como, as Auditorias Internas e Externas.

Formas de Registro de Conformidade (IN 06, 31/07/2007, Art. 11):

SEM RESTRIÇÃO: fato ou ato realizado sem alteração. Documentação comprobatória sem alteração, ou seja, quando a documentação comprovar de forma fidedigna os atos e fatos de gestão realizados, não podendo conter justificativas de atos ou fatos, salvo os casos de exclusividade.

COM RESTRIÇÃO:

  • Documentos registrados não espelham os atos e fatos de gestão realizados e não houve correção pelo responsável (erros grosseiros);
  • Documentação apresentada não comprova de forma fidedigna os atos e fatos (falsos);
  • Inexistência de documentação que dê  suporte aos registros Efetuados;
  • Quando ocorrerem registros não autorizados pelos responsáveis por atos e fatos de gestão.
Os documentos que deverão estar arquivados na Seção de Conformidade de Registro de Gestão são:
  • A primeira via da Nota Fiscal/Recibo de Pagamento a Autônomo (NF/RPA) ou documento equivalente, quando a Nota de Lançamento de Sistema (NS) de apropriação no CPR constar do relatório para a conformidade;
  • O Processo de Prestação de Contas de Suprimento de Fundos, quando a Nota de Lançamento de Sistema (NS) de comprovação constar do relatório para conformidade;
  • A primeira via do Processo Administrativo (licitação, dispensa ou inexigibilidade) e o respectivo termo de contrato, quando constar do relatório para conformidade a primeira Nota de Empenho (NE) correspondente (os termos aditivos deverão ser apensados aos contratos originais);
  • O termo de convênio quando constar no relatório para a conformidade a emissão da NE (os termos aditivos deverão ser apensados aos convênios originais);
  • Contratos de receita (locação de bens imóveis, arrendamento, cessão de uso para exercício da atividade de apoio, permissão de uso e concessão de direito real de uso resolúvel, locação de bens móveis, alienação de bens e prestação de serviços);
  • Relatório de Movimentação de Almoxarifado – RMA, Relatório de Movimentação de Bens Móveis – RMB e Relatório Sintético de Depreciação, todos extraídos do SIMATEx/SISCOFIS;
  • Relatório de Exame de Pagamento de Pessoal;
  • Relatório de Passagem de Função de Ordenador de Despesas;
  • Relatório de Prestação de Contas Mensal;


As instalações e o Ambiente de Trabalho do Setor de Conformidade dos Registros de Gestão

   As instalações apropriadas para o devido arquivamento dos documentos citados acima deverão estar numa sala com mesa de reunião, armários com fechaduras adequados para sua devida catalogação, etiquetação de identificação nos armários, de preferência uma copiadora que imprima e escaneia, para evitar que o documento saia da sala para retirada da Xerox ou uma impressora comum ligada diretamente ao terminal de acesso ao sistema e um extintor de incêndio, bem como, nesta mesma sala deverá ficar o conformador de gestão juntamente com o seu conformador substituto para melhor controle e fiscalização os documentos arquivados. O ambiente de trabalho deve ser iluminado e silencioso para que o conformador tenha tranquilidade e concentração para executar a conformidade de forma satisfatória.

Prazo para Execução da Conformidade dos Registros de Gestão

   Informo ainda, conforme o Art. 10 da IN 06/2007 STN e Art. 9 da Portaria 12/SEF/2012, que a Conformidade dos Registros de Gestão deverá ser registrada em até 3 (três) dias úteis (calendário civil) a contar da data do registro da operação no SIAFI, podendo ser atualizada até a data limite estabelecida para o fechamento do mês, de “COM RESTRIÇÃO” para “SEM RESTRIÇÃO” e vice-versa, desde que ocorra uma das seguintes situações:


  • O documento faltoso for apresentado para exame e arquivo;
  • O documento inadequado for substituído por documento próprio e legítimo; e
  • Em reexame, for concluído que o documento anteriormente encaminhado era adequado ou inadequado.

Procedimentos da Conformidade dos Registros de Gestão, conforme a Macrofunções – Seção 020300 da STN

   A Unidade Gestora (UG) deve proceder DIARIAMENTE a análise do relatório "CONFORMIDADE DE REGISTROS DE GESTÃO", obtido por meio da transação IMPCONFREG, no qual constam todos os registros do dia, excetuando aqueles gerados por meio de processo automático, definido pela Coordenação-Geral de Contabilidade:

  • Quando a movimentação diária ultrapassar 5.000 documentos emitidos, a impressão do relatório conformidade de registro de gestão deverá solicitar a UG 170800, por meio de comunica;
  • Para os registros automáticos, a validação dos lançamentos será realizada pelas Setoriais de Contabilidade no momento em que ocorrer a Conformidade Contábil;
  • No processo de análise devem ser envidados todos os esforços no sentido de eliminar as irregularidades, evitando-se assim o registro da conformidade com restrição; e
  • A Conformidade dos Registros de Gestão deverá ser registrada em até 3 dias úteis a contar da data do registro da operação no SIAFI, podendo ser atualizada até a data fixada para o fechamento do mês.
   Após o procedimento de análise, a conformidade dos registros de gestão deve ser registrada por meio da transação ATUCONFREG, indicando, em caso de restrição, os códigos existentes na transação CONRESTREG.
   O registro da Conformidade dos Registros de Gestão é de responsabilidade de servidor formalmente designado pelo titular da Unidade Gestora Executora, o qual constará no Rol de Responsáveis, juntamente com o respectivo substituto, não podendo ter função de emitir documentos.
   Será admitida exceção ao registro da conformidade dos registros de gestão quando a Unidade Gestora Executora se encontre, justificadamente, impossibilitada de designar servidores distintos para exercer funções, sendo que, neste caso, a conformidade será registrada pelo próprio Ordenador de Despesa.
   Será admitida exceção ao registro da conformidade de gestão às empresas públicas não dependentes do orçamento fiscal e da seguridade social.
   A responsabilidade pela análise da consistência dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e Patrimonial efetuados em cada Unidade Gestora Executora é do Ordenador de Despesa ou do Gestor Financeiro, Independentemente da responsabilidade atribuída ao responsável pela conformidade dos registros de gestão.
   As UG podem consultar as conformidades anteriores, por período, utilizando a transação CONCONFREG.
   Não é permitido a uma UG efetuar o registro da Conformidade de Registros de Gestão quando os documentos desta forem lançados. por sua Unidade Setorial de Contabilidade. No caso desses documentos, a Conformidade Contábil, registrada pela própria Setorial Contábil, substituirá a Conformidade de Registros de Gestão.
   A ausência de registro da Conformidade de Registros de Gestão em qualquer dia da semana anterior, desde que tenha havido movimento contábil, implica no encaminhamento de mensagem gerada automaticamente pelo sistema, a ser disponibilizada no segundo dia útil da semana seguinte.

TIPO
IDENTIFICAÇÃO
CÓDIGO
Transação
ATUALIZA CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO
ATUCONFREG
Transação
CONSULTA CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO
CONCONFREG
Transação
IMPRIME CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO
IMPCONFORM


REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

  • CARDOSO, Ronaldo. Conformidade de Registro de Gestão – Apostila Básica. Brasília/DF. MMP Cursos – Capacitação e Treinamento, 2013;
  • GALDINO, Capitão. Conformador dos Registros de Gestão – 2013. São Paulo/SP. 2ª Inspetoria de Contabilidade e Finanças do Exército. 2013;
  • SILVA, Cap. QCO Francisco Fábio Rosas da Silva e Cap. Int. Alzeir Costa dos Santos. Manual de Conformidade dos Registros de Gestão. Brasília/DF. 11ª Inspetoria de Contabilidade e Finanças do Exército, 2009;
  • BRASIL. Secretaria do Tesouro Nacional. Instrução Normativa nº 06, de 2007. Disciplina os procedimentos relativos das Conformidades Contábil e de Registro de Gestão;
  • BRASIL. Secretaria do Tesouro Nacional. Macrofunção SIAFI nº 020314. Conformidade de Registro de Gestão;
  • BRASIL. Presidência da República Federativa do Brasil. (2009). Decreto nº 6.976 de 07 de Outubro de 2009. Dispõe sobre o Sistema de Contabilidade Federal e dá outras providências;
  • BRASIL. Constituição (1988). Lei nº 8.666 de 21 de Junho de 1993. Regulamenta o artigo 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências;
  • BRASIL. Presidência da República Federativa do Brasil. (2001). Decreto nº 10.180 de 06 de Fevereiro de 2001. Organiza e disciplina os Sistemas de Planejamento e de Orçamento Federal, de Administração Financeira Federal, de Contabilidade Federal e de Controle Interno do Poder Executivo Federal, e dá outras providências;
  • BRASIL. Presidência da República Federativa do Brasil. (1967). Decreto – Lei nº 200 de 25 de Fevereiro de 1967. Dispõe sobre a organização da Administração Federal, estabelece diretrizes para a Reforma Administrativa e dá outras providências.


4 comentários:

  1. Parabéns Felipe pelo blog. Ajuda bastante nossa comunidade de Conformistas. Também seguindo sua linha de tentar nos ajudar uns aos outros recomendo ver também o blog Conformidade na Prática em http://conformidadenapratica.com

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  2. Felipe, seu blog esta me ajudando muito para o meu trabalho de conclusão de curso, pois não estou conseguindo bibliografias sobre o conformidade.

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  3. Legal, boas dicas neste blog e no http://conformidadenapratica.com
    valeu

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  4. Boa tarde Felipe! Parabéns pelo Blog, o Conformador dever ter alguma função remunerada em razão da responsabilidade da atividade desenvolvida?

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